医療事務を効率化する5つの方法│何から始めるべき？【クリニック向け】

「医療事務スタッフがまた辞めてしまった…」「スタッフがいつも忙しそうで業務が回らない…」

鳴り止まない電話や待たされて不満そうな患者、そして疲れた表情で残業するスタッフ。クリニックの実務を支える医療事務が疲弊すると、患者満足度の低下を招きかねません。

医療事務スタッフが疲弊する原因として挙げられるのが、業務の非効率さです。ただ、医療事務の効率化をしたいと思いつつも、何から始めればよいかわからない方も多いでしょう。

本記事では、医療事務の業務を効率化するための方法を5つ紹介します。ツールの導入から外部委託まで、さまざまな方法を紹介しますので、自院のニーズに合わせて選んでみてください。

医療事務の効率化が必要な理由とは？

医療事務は、クリニックの収益と患者満足度を支える役割があります。単なる受付や会計業務だけを担うわけではありません。医療事務の業務が滞ると、クリニック経営に直接的な影響を及ぼす可能性があります。

例えば、レセプト業務にミスがあれば返戻が発生し、資金繰りの悪化につながります。受付対応が遅れれば、患者の待ち時間が長くなり、患者離れの原因にもなりかねません。煩雑な事務作業はスタッフの疲労を蓄積させ、ミスなど医療の質へ間接的なリスクを生むこともあるでしょう。

医療事務の業務を効率化する5つの方法

医療事務の業務効率化は、多角的なアプローチで実現できます。ITツールの導入から業務フローの見直し、外部サービス（BPO）の活用まで、選択肢はさまざまです。

医療事務の業務を効率化する方法としては、以下の5つがあります。

• RPAで定型業務を自動化する
• レセプト業務を正確かつ高速にする
• 予約・受付業務のフローを改善する
• 業務の標準化で属人化をなくす
• BPO（外部委託）を活用する

1.RPAで定型業務を自動化する

定型的な繰り返し作業を自動化することは、効率化の第一歩です。定型業務の自動化に適したシステムが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）です。RPAはレセプト請求や受付管理、医療書類の作成などを自動化するもので、生産性の向上やヒューマンエラーの防止につながります。

例えば、レセプト請求においては、電子カルテから医師の記録や患者データを抽出し、データを自動的に作成できます。

一定のルールに沿って行う定型的な業務を自動化できるため、スタッフがより付加価値の高い業務に集中しやすくなるでしょう。

2.レセプト業務を正確かつ高速にする

クリニックの収益を左右するレセプト業務は、正確性とスピードが求められます。特に、人間の目視による点検作業は時間がかかり、ミスが発生しやすいでしょう。

レセプトの点検には、レセプトチェックソフトの導入が効果的です。複雑な算定ルールを自動でチェックし、請求漏れや病名漏れなどのミスを未然に防ぎます。

近年ではAIを搭載したソフトもあり、過去の査定事例を学習して返戻リスクを検知可能です。返戻率を大幅に下げ、キャッシュフローの改善が期待できます。

3.予約・受付業務のフローを改善する

ひっきりなしにかかってくる電話はスタッフの集中を妨げ、他の業務を中断させる要因です。予約や受付の業務フローを見直すことで、本来の業務に集中しやすくなります。

フローの改善に最適なのが診療予約システムです。24時間のWeb予約に対応すれば、診療時間内の電話対応を大幅に削減可能です。電子カルテとの連携もできるため、予約した患者情報が自動的に紐付き、管理の手間が省けるでしょう。

加えて、来院前に情報を入力するWeb問診や会計業務を自動化する自動精算機を導入すれば、窓口での待ち時間の短縮につながります。スタッフの負担と患者のストレスを同時に軽減できるでしょう。

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4.業務の標準化で属人化をなくす

「あの仕事は〇〇さんしかわからない」という業務の属人化は、担当者の不在時に業務が滞るリスクがあります。業務を標準化し、誰でも対応できる体制を整えることが重要です。

属人化防止に有効なのが、業務手順をまとめたマニュアルの作成です。ただし、Wordファイルなどでの作成は、更新が滞り形骸化することが多いでしょう。

そのため、クラウド上でリアルタイムに共同編集できるNotionなどのツールを使えば、最新の状態を保ちやすくなります。スクリーンショットや動画を埋め込むと、さらに分かりやすいマニュアルになるでしょう。

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5.BPO（外部委託）を活用する

全ての業務を院内で完結させる必要はありません。ノンコア業務と判断される作業は、外部の専門業者に委託するBPO（BusinessProcessOutsourcing）も有効な選択肢です。ノンコア業務とは、専門知識をあまり必要としない定型的で間接的な業務です。

外部委託できる業務の例として以下が挙げられます。

委託できる業務	具体的な説明	導入メリット
レセプト請求	・レセプト作成 ・病名や算定漏れのチェック ・保険者への請求作業	・返戻率が低下しキャッシュフローが安定 ・スタッフの残業を削減
会計・記帳	・日々の売上管理や経費精算 ・給与計算 ・帳簿作成などの経理業務全般	・経理担当者の雇用コストを削減 ・経営状況を正確に把握可能
電話・予約受付	・診療時間内外の電話応対 ・予約の受付と変更 ・キャンセル対応	・スタッフが窓口業務に集中できる ・時間外の予約機会を逃さず増患に貢献
再診案内	・定期健診の案内 ・慢性疾患の経過観察の受診勧奨 ・治療中断者へのフォロー	・患者のリピート率が向上 ・クリニックの収益確保
医療クラーク業務	・電子カルテの代行入力 ・診断書や紹介状の作成補助	・医師が診察に専念でき、診療の質が向上 ・事務作業が減り患者の待ち時間が短縮
健診データ入力	・健康診断の結果入力 ・Web問診の内容転記 ・紙媒体資料の電子化	・スタッフの単純な入力作業を削減 ・データの管理、分析が容易になる

ノンコア業務を外部に委託することで、院内スタッフは患者対応などのコア業務に集中でき、クリニック全体の生産性向上につながります。

医療事務業務を効率化するためのポイント

ITツールの導入や業務改善は、計画なく進めると失敗に終わる可能性があります。「高機能すぎて使いこなせない」「現場の業務フローと合わない」といった事態を避けるためには、次の3つのポイントを重視しましょう。

• 導入ツールの費用対効果を可視化する
• 現場スタッフの不安に向き合う
• 段階的な導入で現場の混乱を防ぐ

1.導入ツールの費用対効果を可視化する

ITツールの投資で懸念されるのは、費用に見合う効果が得られるかという点です。具体的なシミュレーションで投資対効果（ROI）を可視化し、経済的な合理性を把握することが大切です。

例えば、月額3万円の診療予約システムとWeb問診システムを導入したケースを考えます。

項目	効果（月額）	計算の内訳（参考）
＜収入・コスト削減＞
① 人件費削減効果	+ 30,000円	時給1,500円 × 20時間削減
② 収益回復効果（無断キャンセル防止）	+ 17,500円	平均単価3,500円 × 5件防止
③ 増収効果（Web予約による新患増）	+ 50,000円	新患単価10,000円 × 5名増
利益の合計	+ 97,500円	①＋②＋③
＜支出＞
④ システム利用料	– 30,000円
＜最終的な純利益＞
月間純利益	+ 67,500円	利益の合計 － 支出

上記のように具体的に試算することで、どのような費用対効果を得られるかが明確化されます。

2.現場スタッフの不安に向き合う

新しいシステムの導入には、現場スタッフからの心理的な抵抗が伴うことが多いでしょう。「今のやり方で問題ない」という思いや「新しいことを覚えるのが大変」という不安など、心理的な抵抗が背景にあります。

スタッフの心理的な抵抗を乗り越えるには、トップダウンの命令は逆効果です。まずスタッフの困りごとをヒアリングし、「現場の悩みを解決するためのツール」として導入目的を共有しましょう。

まずは意欲的なスタッフに試してもらい成功体験を共有するなど、丁寧なコミュニケーションと戦略的な巻き込みが成功の鍵です。

3.段階的な導入で現場の混乱を防ぐ

予算や人員が限られるクリニックでは、一度に全てのシステムを刷新するのはリスクが高いでしょう。効果が出やすく、現場の混乱が少ない領域から着手する「段階的導入」が賢明なアプローチといえます。

具体的には、「患者接点（外側）から院内業務（内側）へ」という流れが望ましいでしょう。まずは診療予約システムで、患者満足度とスタッフの負担軽減に直結する効果を実感します。診療予約システムの導入がうまくいけば、RPAやレセプトチェックソフトで内部業務を効率化し、最終的に基幹システムである電子カルテを刷新する、という流れが失敗しにくい進め方です。

患者接点の多い業務の効率化は、患者・スタッフ双方にメリットを感じやすく、キャンセル防止や待ち時間短縮など、比較的短期間での効果が出やすい施策です。

医療事務スタッフに「業務改善により自分たちの仕事が楽になる」という実感を育むことから始めると、モチベーションを保ちつつ導入できます。

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医療事務の効率化は「予約業務」から│MEDICALPASSで解決

医療事務の効率化には、RPAやBPOにより定型的な業務を自動化・委託する方法から、予約や会計業務の効率化まで多くの方法があります。

効率化施策の中でも、始めやすく費用対効果を実感しやすいのが「予約業務」の改善です。診療予約システムを導入することで、医療事務スタッフの予約管理負担軽減につながります。

ヒーローイノベーションでは、医療専門の診療予約システム「MEDICALPASS」を提供しています。

患者がスマホからいつでも予約できる「24時間ネット予約」や、PC操作が苦手な方向けの「自動電話受付対応」で対応。紙の台帳で起こりがちなダブルブッキングは、クラウド上での一元管理によって防止可能です。

また、予約情報が電子カルテに自動連携されるため、受付での入力作業も削減されます。予約前日の自動リマインド通知は、患者のうっかり忘れを防ぎ、無断キャンセル率の低減に貢献するでしょう。

もし予約業務の効率化から始めたいとお考えなら、ぜひ一度「MEDICALPASS」にご相談ください。専門のコンサルタントが、貴院の課題解決をサポートします。

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