インフルエンザ予約システムとは？ワクチン接種を効率化するツールを解説│MEDICALPASS（メディカルパス）

インフルエンザは秋から冬にかけて流行し、毎年多くの患者がクリニックを受診します。接種シーズンには予約の問合せが増加し、業務に支障をきたす恐れがあります。ワクチンの在庫管理や接種スケジュールの管理も煩雑で、スタッフの負担となるケースも少なくありません。

 

インフルエンザのワクチン接種予約を円滑にするシステムが「インフルエンザ予約システム」です。予約業務だけでなく、在庫や接種スケジュールの管理にも役立つ機能があるため、ワクチン接種にかかわる業務を効率化できるでしょう。

 

本記事では、インフルエンザ予約システムの特徴や機能、導入によるメリットについて解説します。毎年のワクチン接種に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

インフルエンザ予約システムとは？

インフルエンザ予約システムは、インフルエンザワクチン接種の予約を管理するシステムです。紙ベースでの情報管理をデジタル化することで、電話予約や在庫管理など、ワクチン接種に関わる業務を効率化できます。

インフルエンザ予約システムは、インフルエンザワクチン接種の予約に特化したタイプと、診療予約システムに附帯しているタイプにわけられます。

ワクチン接種専用型

インフルエンザワクチン接種の予約のみに特化した予約システムです。予約管理はもちろん、ワクチンの在庫管理や接種回数の管理など、効率化できる機能が充実しています。また、料金体系も1シーズンごとや日額など柔軟な設定がされており、流行期限定の導入も可能です。

メリット

• インフルエンザワクチン接種に必要な機能が網羅されている
• 1シーズンごとや日額、接種本数に応じたなど柔軟な料金体系
• インフルエンザの流行期限定の導入が可能

おすすめのクリニック

• インフルエンザワクチン接種に特化したシステムを導入したい
• シーズン以外は予約システムを導入するほどではないが、接種時期だけ導入したい
• コストを抑えながら、効率的にワクチン接種業務を行いたい

診療予約システム一体型

診療予約システムと一体型で、追加機能としてワクチン管理が附帯されているタイプです。診察予約と同じシステムで管理できるため、患者予約は全てシステム管理したいというクリニックにおすすめです。

メリット

• 診察予約とワクチン接種予約を一元管理できるため、患者の予約状況を把握しやすい
• 他の医療事務システムとの連携により、さらに業務効率化を図れる

おすすめのクリニック

• 既に診療予約システムを導入しており、同じシステムでワクチン接種予約も管理したい
• 患者情報の一元管理や、他のシステムとの連携を重視したい

インフルエンザ予約システムの2つの主な機能

インフルエンザ予約システムには、主に「予約管理」と「在庫管理」の2つの機能があります。

1.予約管理

予約の取得や管理、リマインド機能、お知らせ配信など、予約業務を効率化する機能です。

オンライン予約機能

オンライン予約機能により、患者は時間や場所に限らずに予約が取れるようになります。24時間、PCやスマートフォンから簡単に予約でき、予約状況もリアルタイムで確認できるため、利便性向上につながります。

予約枠のコントロール

クリニック側から予約数をコントロールすることも可能です。一人の患者が複数の予約枠を押さえていて、埋まってしまうというケースが生じないよう、制限をかける機能があります。希望する患者が可能な限りワクチン接種を受けられ、患者満足度が向上するでしょう。

リマインド機能

ワクチン接種のリマインド機能により、来院忘れの防止をすることも可能です。予約前日にメールやSMS、LINEで患者に通知し、無断キャンセルを防ぎます。患者の目にとまりやすい方法で知らせることも可能なため、より来院忘れを防止しやすいでしょう。

接種案内の配信

定期的に通院する患者や、昨年ワクチン接種をした患者に対して、接種を促すお知らせを配信することも可能です。メールや公式LINEの投稿など、患者にとってわかりやすい媒体で伝えるとよいでしょう。適切に配信できれば、接種数が増加する効果が期待できます。

2.在庫管理

ワクチンの在庫数管理や発注前後の増減、患者に応じた接種量の調整など、接種業務を効率化する機能です。

在庫数の把握

ワクチンの在庫数をシステム上で管理できます。発注後に追加したワクチン量も調整できるため、見やすくミスを防止できます。

また、システムによっては、予約状況に応じて在庫数が表示される機能もあります。そのため、発注時期の目安がわかり、在庫切れを防げるでしょう。

患者別の接種量の調整

ワクチン接種量は、子どもや大人など患者の属性によって異なります。そのため、一日の消費量の目安を立てにくく、管理が煩雑化しやすいでしょう。

インフルエンザ予約システムには、患者の属性に応じて消費量を設定できる管理機能があります。消費量をシステム上で管理できるため、ワクチンの残量を正確に把握できます。

インフルエンザワクチン接種で抱えがちな課題

インフルエンザワクチン接種を行うに当たっては、どのような課題があるのでしょうか。

1.予約業務の煩雑化

秋から冬にかけてのインフルエンザ流行期には、電話予約や問合せが殺到して受付業務に支障をきたす場合があります。また、予約の増加により、伝達ミスやダブルブッキングなどが発生し、機会損失や患者のクレームにつながる恐れもあるでしょう。

予約が増加することで、業務が煩雑化しやすく、スタッフの負担が増大するとともに、患者の満足度が低下する可能性があります。

2.接種スケジュールの管理

患者ごとに予防接種のタイミングが異なる場合があり、スケジュール管理が難しいことがあります。特に、以下のような点が困難となりやすいでしょう。

• 複数回の接種が必要な場合、間隔を正しくあける必要がある
• 他のワクチン接種との兼ね合いを考えなければならない

予防接種のミスに関する調査では、「接種間隔を間違えてしまった」という事例が半数であり、起こりやすいミスといえます。特に、13歳未満は2回接種が推奨されており、接種間隔の管理を患者ごとに行おうとすると、煩雑化しやすいでしょう。

また、小児の場合、他のワクチン接種との兼ね合いも考慮する必要があるため、調整がさらに困難となります。接種間隔のミスを防止できるよう、スケジュール管理を適切に行う必要があります。

参考：令和5年度インフルエンザQ&A│厚生労働省

参考：予防接種に関する間違いについて│厚生労働省

3.在庫管理の難しさ

患者の属性ごとにワクチン消費量が異なるため、在庫管理が煩雑になりやすいでしょう。在庫数を把握しにくく、在庫切れが生じたり、期限切れのワクチンを使用したりする可能性があります。機会損失や患者からのクレーム、有害事象につながりかねません。

ワクチン接種に予約システムを導入するメリット

インフルエンザのワクチン接種は、予約や在庫、接種スケジュールの管理が煩雑化しやすく、スタッフの負担が増大するという課題を抱えやすいでしょう。インフルエンザ予約システムを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

1.予約の効率化によりスタッフの負担が軽減される

オンライン予約システムの導入により、電話や窓口での対応を減らし、スタッフの負担が軽減されます。空いた時間で他の業務に集中できるため、業務効率化につながるでしょう。

2.来院忘れを防止し予約枠を最大限活用できる

リマインド機能を活用することで、患者の来院忘れを防止し、予約の空き枠を最小限に抑えられます。接種前日にメールやLINEで自動配信される機能を活用すれば、来院忘れを防ぎやすいでしょう。

3.在庫数や人員に応じて予約の調整ができる

システムによっては、ワクチンの在庫数や対応できる医師数に応じて、予約の制限が可能です。患者のワクチン接種を計画的に進められるため、通常の診療を優先したい場合に柔軟な対応ができます。

4.視覚化・システム化によりミスを防ぐ

予約情報や在庫情報をシステム上で一元管理することで、ミスの防止につながります。ワクチン在庫量や患者に応じた消費量を計算し、視覚的に把握できます。また、ミスが生じやすい接種スケジュールも、システム上で管理しやすいでしょう。

ワクチンの在庫量や増減計算、スケジュール管理のミスを防止し、患者のクレームを未然に防ぎます。

5.問診や会計ツール連携でさらに効率化できる

Web問診システムや会計システムとの連携により、さらに効率化することが可能です。問診票の事前記入や自動精算機などを活用すると待ち時間を短縮でき、患者満足度の向上につながるでしょう。

導入している予約システムのベンダーに連携できるサービスがあれば、依頼やサポートをまとめて受けられます。

診療予約システムも導入できるMEDICALPASSがおすすめ

インフルエンザ予約システムは、クリニックでの予防接種をスムーズにするためのシステムです。予約業務の効率化によるスタッフの負担軽減や患者満足度の向上につながります。本記事で紹介した内容を参考に、自院の課題やニーズに見合った予約システムを導入しましょう。

インフルエンザのワクチン接種は、いかに待ち時間を減らし効率化するかが重要です。ワクチン接種予約が通常診療を圧迫すると、効率的な診療が行えません。効率化のためには、Web問診や会計システムを合わせて導入するとよいでしょう。

MEDICALPASSは、使いやすさや見やすさを追求した診療予約システムです。ワクチン管理機能も附帯しており、通常予約と合わせて管理が可能です。弊社が提供する『メルプWeb問診』や自動精算機『MEDIREGI』も合わせてぜひご検討ください。

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