クリニックの時間帯予約とは？メリットや注意点、適した診療科を解説

スムーズな診療のためには、予約システムの整備が欠かせません。1～2時間も待たされる状態が続くと、次第に患者が離れていく可能性があります。ただ、日々の診察は予定通り進むわけではないため、時間を指定して予約するというシステムを採用しづらいかもしれません。

時間を指定しづらいが、患者の待ち時間を減らしたいというときにおすすめなのが、時間帯予約です。明確な時間ではなく、時間帯として幅を持たせて予約をとっていくので、柔軟な対応が可能です。

本記事では、クリニックの時間帯予約について、メリットや注意する点を解説します。時間帯予約に向いている診療科も紹介しますので、自院に合っている予約システムがわからない場合はぜひ参考にしてみてください。

時間帯予約とは？

 時間帯予約とは、「10時～10時30分」などと、時間帯によって診察時間を保証する予約方法を指します。「予約時間帯内で受付できれば、後の時間帯の予約患者より先に診察できる」という約束で行われることが多いです。

時間帯を大まかに保証しつつも、その時間帯の中で柔軟に対応できる点が特徴です。受付や予約順に診察する順番予約と、時間を決めて行う時間指定予約を組み合わせた方法といえるでしょう。

時間指定予約との違い

時間指定予約は、「10時～」と診察時間を決めて予約する方法です。時間が明確に指定されているため、待ち時間が少なく患者の利便性が高いことが特徴です。一方で、予約時間に呼ばれないと患者の不満がつのり、クレームや患者離れにつながる可能性があります。

時間指定予約に対して時間帯予約は、「10時～10時30分」と、幅を持たせた予約方法なので、診察が長引いても時間帯の中で調整可能です。診察状況に合わせて柔軟に対応しやすい方法だといえるでしょう。

順番予約との違い

順番予約は、診察の順番を予約する方法です。Webやアプリを通じて院外からの予約や順番待ち状況の確認ができるシステムもあり、待ち時間の削減や利便性向上につながります。

時間帯を指定しないため、一定の時間に予約が集中する可能性があります。例えば、受付開始時にWeb予約が殺到したり、開院に合わせて直接来院して待つ患者が多かったりするかもしれません。時間帯予約であれば、患者の来院を分散でき、混雑の解消につながります。

時間帯予約のメリット

時間帯予約は、順番予約と時間指定予約を組み合わせたハイブリッド型の予約方法といえます。導入すると、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

患者側のメリット

患者側のメリットとしては、「拘束時間が短い」「待ち時間がわかりやすい」という2つが挙げられます。

1.拘束時間が短い

予約した時間帯に来院すると呼ばれるため、拘束時間が短くて済みます。順番予約の場合、待っている間は常に待ち状況を確認する手間が生じます。順番が来ていないか気にする必要があり、患者の中には不満を感じる人もいるかもしれません。

一方で、時間帯予約は診察に呼ばれる時間がわかりやすいことが特徴です。順番を常に確認していなくても、気にすることなく柔軟に待ち時間を活用できます。

2.待ち時間がわかりやすい

時間帯ごとで予約するため、診察時間の目安がわかりやすいといえます。

順番予約であると、患者によって診察時間が異なるため、診察までの時間がわかりづらいでしょう。待ち人数が5人と表示されても、実際にかかる時間を推測しにくいためです。時間帯予約だと、基本的には予約した時間帯の中で予約しているため、いつ呼ばれるかがわかりやすいといえます。

クリニック側のメリット

クリニック側のメリットとしては、「患者数の見通しがつく」「他のメニューと組み合わせやすい」「診察枠をコントロールできる」の3つが挙げられます。

1.患者数の見通しがつく

時間帯ごとに予約するため、患者数を分散でき、何人予約を入れるかの見通しをつけやすいというメリットがあります。一日の患者数がある程度把握できていると、スタッフの配置人数などの人員計画を立てやすくなります。

突発的な来院があったとしても、各時間帯の患者数を把握できるので、あいている時間帯枠へ案内するなどの柔軟な対応が可能です。

患者数の見通しがつきやすいため、精度の高い人員計画や突発的な来院への対応ができる点がメリットといえます。

2.他のメニューと組み合わせやすい

検査やリハビリなど、診察以外のメニューと組み合わせやすい点も大きなメリットです。例えば、リハビリを10時～10時30分、診察を10時30分～11時00分の枠で予約すると、スムーズに診察に導入できます。

専門職スタッフが行うメニューは、基本的に時間を指定して予約するケースが一般的です。時間帯予約を導入することで、診察とセットで組み合わせやすいといえます。

3.診察枠をコントロールできる

診察枠をクリニック側でコントロールしやすい点もメリットの一つです。予約を入れない時間帯や初診を優先して入れる時間帯を設けることが可能で、診療スタイルに応じて枠をコントロールできます。

美容外科であれば、脱毛のような利益率の高いメニューから優先的に予約枠を開放し、先に埋めていくといった対応も可能です。

時間帯予約の注意点

時間帯予約は、柔軟性が高く臨機応変な対応が可能でありながら、時間を保証することから患者にとっても安心できる予約方法です。メリットが大きい方法ですが、一方で導入に当たってどのような点に注意するとよいのでしょうか。

1.患者は時間通り呼ばれると思いやすい

時間帯を指定して予約するため、患者としては時間通りに呼ばれると思いやすいでしょう。ただ、実際には診察が長引き、後の時間帯にずれ込んでしまう可能性があります。そのため、以下の点を患者に周知し、誤解のないようにしておくことが大切です。

• 必ずしも時間帯で呼ばれるわけではない
• 診察順は医師の判断による
• 予約した時間帯の中で受付されれば、後の時間帯に予約した患者よりは優先される

2.予約通りには進まない

患者が予約時間帯から遅刻したり、診察が病状に応じて長引いたりするなど、予約通りには進まないケースもあります。一人の患者がずれるとその後の枠での予約もずれ込んでしまうため、注意が必要です。

予約した時間帯は、あくまで目安であることを説明したり、遅れたときに謝りの言葉を心がけたりするなどの意識が重要です。

3.直来患者の対応に工夫が必要

時間帯予約では、予約せずに直接来院する患者の扱いが難しいことがあります。直来患者は予約外として、予約患者を優先する方法もありますが、呼ばれる時間がわからないのは、患者にとってストレスです。

基本的には、予約外の患者もあいている時間帯に入れる対応が望ましいといえます。ただ、事前予約で枠が埋まっており、当日の直来患者に対応できない状況が続く場合、順番予約への切替えが必要かもしれません。

時間帯予約が適している診療科

これまで紹介したメリットや注意点を踏まえて、どのような特徴がある診療科が時間帯予約に適しているのでしょうか。

1.一人ひとりに時間をかける必要がある

一人ひとりの診察時間が長く、時間をかけて行う診療科は時間帯予約が適しているでしょう。

例えば、精神科や心療内科など、話をじっくり聞く必要がある診療科が挙げられます。診察時間が長くなる傾向があるため、順番予約だと1～2時間も待つ可能性があり、来院離れにつながります。

患者数を平準化させ、待ち時間や混雑を減らす仕組みとして、時間帯予約を導入することが望ましいでしょう。

2.診察時間が予測しやすい

診察時間がある程度決まっている診療科も、時間帯予約が適しています。診察時間が一定だと、時間帯の中で何人患者の予約がとれるかが明確で、無駄のない診療ができます。

また、診察時間が読めない場合、診察が長引き時間がずれ込んでしまうかもしれません。時間帯予約なので、ある程度の調整はできますが、あまりにも診察時間にムラがある場合は、順番予約の方がよいでしょう。

時間帯予約を導入するならMEDICALPASS

クリニックの予約方法は、患者の特徴や自院の人員体制などに応じて、適切な仕組みを選ぶことが大切です。その上で、順番予約か時間帯予約かを選択していけるとよいでしょう。しかし、どちらを選択していいか迷う方も多いかもしれません。

MEDICALPASSは、順番予約と時間帯予約の2つの方法を備えた診療予約システムです。どちらの予約方法を使えることに加え、併用も可能です。自院に最適な予約システムの提案も行っておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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