眼科の予約効率化を実現！検査と処置に最適な診療予約システムとは？

眼科クリニックでは白内障や緑内障、コンタクトレンズ処方などさまざま診療を行います。そのため、患者ごとの所要時間が異なり、予約の管理が煩雑化しがちです。

複雑な予約管理をスムーズにするのが、診療予約システムです。患者ごとに異なる診療フローに合わせた管理が行えます。

本記事では、眼科の診療予約システムについて解説します。眼科におすすめな予約システムの機能や、導入上のメリット、注意点を説明しますので、クリニックの業務効率化にお悩みの方はぜひご覧ください。

眼科クリニックが抱える予約や受付の課題

眼科は、1日当たりの来院患者数が多く、待ち時間が長くなりがちです。また、疾患ごとにかかる検査時間にも偏りがあり、効率的な予約管理が難しいといった課題を抱えやすいでしょう。

患者数が多く待ち時間が長くなりやすい

眼科は、白内障や緑内障、網膜症などの手術を要する疾患や点眼薬で治療する患者など、定期診察に加えてさまざまな患者が来院します。また、糖尿病に伴う網膜症など、他の診療科の疾患との合併症も多く、他科の紹介による患者もいるため、患者数が多くなりがちです。

そのため、待ち時間が長くなり、待合室が混雑しやすいでしょう。受付に「順番がまだか」と尋ねる患者が増え、最悪の場合はクレームが発生する可能性もあります。スタッフの業務が滞ったり、ストレスを感じやすかったりするなど、オペレーション上の問題につながります。

検査にかかる時間に偏りがあり管理が難しい

眼科では、視力や視野、眼底などの状態を調べるため、さまざまな検査が行われます。散瞳や処置後の安静など、検査後に待機時間を要する場合があり、患者の疾患ごとに待ち時間が異なります。

眼科疾患別に外来待ち時間を検討した調査では、散瞳処置がある患者は、緑内障患者よりも40分前後も所要時間が長くなっていました。緑内障の診察は、「眼圧測定→診察」というシンプルな流れが多いですが、散瞳が必要な疾患では待ち時間が長くなりがちです。

患者の疾患ごとに検査や診察の所要時間が異なると、予約管理が煩雑化しやすいでしょう。例えば、所要時間が10分～1時間以上と幅があると、「1人15分」など単純な時間枠の管理が難しくなります。

眼科の診療フローに合わせたカスタマイズや、運用方法の工夫が必要となるでしょう。

参考：眼科疾患群別の外来待ち時間と診察時間│医療情報学

眼科に最適な診療予約システムの5つの機能

眼科クリニックが抱える予約管理の課題には、診療予約システムの運用がおすすめです。診療予約システムとは、Webやアプリを通じて24時間予約が可能なシステムです。眼科に最適な5つの機能を紹介します。

• 診療内容別の予約枠設定
• 予約運用方法の使い分け
• 自動リマインダー
• 待ち時間の見える化と呼出し通知
• 電子カルテとの連携

1.診療内容別の予約枠設定

眼科では、患者によって検査内容や処置が異なり、所要時間にばらつきが生じます。診療予約システムは、メニューや検査別に予約枠をわけて管理できるため、正確で効率的な予約が可能です。

メニュー別の予約枠設定

一般診察やコンタクトレンズ処方、白内障検査など、診療内容ごとに予約枠をわけて設定できる機能です。各メニューの所要時間を考慮した予約枠の設定ができ、正確な予約管理につながります。

検査別の時間配分

散瞳（眼底）検査など準備に時間がかかる検査と、短時間で済む視力検査などを区別して予約枠を設定できます。特に、散瞳検査は点眼後20-30分の待機時間を考慮する必要があるため、検査別のメニューがあると便利でしょう。

2.予約運用方法の使い分け

眼科の診療フローは複雑なため、一つの予約方法だけでは対応しにくい場合があります。診療予約システムにより、順番予約や時間帯予約をうまく使い分けて、自院に適した運用がしやすくなります。

順番予約

来院順に番号を割り当てて、順番を管理する機能です。眼科では、患者によって診療所要時間が異なるため、時間帯予約よりも適している場合があります。特に、患者数が多い眼科では、診療を効率よく行うために有効です。

関連記事：クリニックの順番受付システムとは？メリットと導入上の注意点を解説

時間帯予約

30分などの時間枠で複数人を予約受付できる機能です。眼科では散瞳検査のように時間を要する検査があるため、完全な時間指定よりも時間帯予約が適している場合があります。「10:00〜10:30」のように幅を持たせた予約枠の設定で、検査の進み具合に合わせて対応できます。

関連記事：クリニックの時間帯予約とは？メリットや注意点、適した診療科を解説

3.自動リマインダー

診療予約システムでは、メールやSMS、LINEなどのメッセージで、患者に予約リマインドを送る機能があります。眼科では定期検査や長期的な経過観察が必要なケースが多いですが、定期的な受診のキャンセルや予約忘れ防止につながります。

複数のツールでのリマインダー送信

予約前日や当日に、患者に予約確認のためメールやSMS、LINEメッセージを自動的に送信します。

特に、LINEと連携したリマインダーは開封率が高く、予約忘れ防止に効果的です。眼科は高齢患者も多く、メールに比べてLINEの方が読まれやすいため、LINE連携機能がある予約システムが有効でしょう。

定期検査のリマインド

予約だけでなく、緑内障や白内障の経過観察など、定期検査のリマインドも可能です。LINE公式アカウントと連携することで、患者に自由にお知らせやメッセージが送信できるため、次回の検査時期が近づいたらリマインドを送信できます。

4.待ち時間の見える化と呼出し通知

診療予約システムには、待ち人数をどこでも確認でき、順番が近づくと呼出し通知がされる機能があります。

眼科では、検査内容により診察順番が入れ替わることがあり、患者は「いつ呼ばれるのか」と不安になりがちです。また、待ち時間が長いと外出する患者も多く、呼出し時に待合室にいないことも起こりやすいでしょう。

待ち時間が見える化され、呼出し通知がされることで、患者満足度の向上や診療の効率化につながります。

待ち人数の表示

予約システムのWebページやアプリで、リアルタイムの待ち人数が表示されるため、患者は確認したいタイミングでチェックできます。院内表示ディスプレイとの連携も可能で、既存のシステムとの兼ね合いもクリアしやすいといえます。

順番接近通知

診察順が近づくと患者のスマートフォンに通知される機能です。患者は待合室で長時間待つ必要がなく、時間を有効活用できるでしょう。特に、散瞳検査など待ち時間が長くなるケースで効果的です。

5.電子カルテとの連携

既存の電子カルテとの連携機能です。予約情報が自動的に電子カルテに連携されるため、患者情報の転記ミスを防げます。また、電子カルテから次回予約を直接入力できる機能もあります。

眼科に診療予約システムを導入するメリット

眼科クリニックに診療予約システムを導入すると、業務効率化や患者満足度向上の面で、次のようなメリットがあります。

【クリニック側のメリット】

• 受付スタッフの電話応対業務が削減され、他の業務に集中できる
• 散瞳検査など所要時間の異なる処置を予約枠で効率的に管理できる
• 待合室の混雑が緩和する
• リマインダーによりキャンセルが減る
• 電子カルテ連携により患者情報の転記ミスを防止できる

【患者側のメリット】

• 24時間いつでもスマホやPCから予約できる
• 待ち時間をスマホで確認できるため、待合室で長時間待つ必要がない
• リマインド機能で予約忘れを防止できる

以上のように、診療予約システムの導入により、クリニックと患者双方に多くのメリットが得られます。自院の診療フローや抱えている課題に応じて、最適なシステムを選ぶことが大切です。

眼科の診療予約システムを導入するときの注意点

診察以外のメニューが多く、診療フローが複雑化しやすい眼科では、診療予約システムの導入にもいくつか注意するべき点があります。次の2つのポイントを解説します。

患者層に合わせたシステムを選ぶ

眼科は、高齢患者の比率が高いため、デジタルリテラシーへの配慮が求められます。最新の機能が充実していても、患者が使いこなせなければ、かえって不満につながりかねません。以下のポイントを考慮してシステムを選びましょう。

• 高齢者でも使いやすいか：文字サイズや色使い、操作ステップの少なさ
• オンライン以外で予約できるか：電話予約や自動音声応答システム（IVR）の併用
• 家族がサポートしやすいか：家族登録機能など、代理予約のしやすさ

診療予約システムを浸透させる取り組みを行う

長く通院している患者にとっては、診療予約システムはなじみがなく、利用に抵抗がある場合があるでしょう。予約システムを利用した患者にインセンティブをつけ、利用促進をはかる取り組みが大切です。例えば、「1日15人の予約枠をつくり、システムから予約した患者を優先する」などの方法で利用を促します。

予約システムの利用により、患者が利便性に気づけると、おのずと利用率が上昇していくでしょう。

検査、処置、待機時間…眼科診療は診療予約システムで効率化を

眼科では、診察に加えてさまざまな検査や、処置に伴う待機時間が生じるため、予約枠の管理が煩雑化しやすいでしょう。

複雑な診療フローをシンプルに管理するには、診療予約システムがおすすめです。診察や検査メニュー別の予約管理ができるため、どの患者を優先すべきかがわかりやすく、効率的な診療を行いやすいでしょう。

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