小児科予約システム選びのコツは？予防接種を効率化する方法を解説

「待ち時間が長く患者から不満が出ている…」「健診や予防接種のスケジュール管理が大変」など、小児科ならではの予約管理に悩む方も多いのではないでしょうか。診療予約システムの導入により、診察と予防接種の分割管理やオンライン予約による患者の利便性向上につながります。

ただし、診療予約システムには小児科向けの機能が複数あり、自院の状況に合わせた運用が大切です。

本記事では、小児科向け予約システムのメリットや選び方、運用方法を解説します。クリニックの特徴に合わせた機能の選び方や、保護者への周知方法まで説明しています。導入から実際の運用に関するノウハウとして活用してみてください。

小児科に予約システムを導入するメリット

小児科向け予約システムを導入するメリットは、主に以下の3つが挙げられます。

• 保護者の満足度向上
• 診療業務の効率化
• スタッフの負担軽減

1.保護者の満足度向上

予約システムを導入することで、待ち時間の目安がスマホから確認でき、診察予定時間に合わせて来院可能になります。院内で待つ時間を減らせるため、診察待ちのストレス軽減につながります。

小児科では、子どもが待合室で待つのに飽きてしまうことが少なくありません。暇を持て余した子どもをなだめるのは保護者にとってはストレスになります。待ち時間が少しでも軽減されることは満足度向上になるでしょう。

2.診療業務の効率化

小児科の診療は、診察だけでなく予防接種や乳幼児健診など多岐にわたります。また、急な発熱や体調不良への対応など突発的な来院も多く、予約に関しては臨機応変な対応が避けられません。

予約システムを導入することで、異なる種類の予約枠を個別に管理できます。例えば、急患対応が可能なように予防接種の予約を控えめにするなど、予約枠の適正化ができます。患者一人ひとりのペース配分がしやすくなり、落ち着いて診療できるでしょう。

3.スタッフの負担軽減

予約システムの導入により、予約受付や問合せに関する電話対応に費やす時間が軽減されます。また、待ち時間が軽減されることでクレーム対応も少なくなるでしょう。

患者への直接的なケアや他の事務作業に時間を割くことができ、スタッフの接遇改善にもつながります。

小児科に適した予約システムの主な機能

小児科の診療を効率化する予約システムの機能として、以下の2つがあります。

• 予約方法の使い分け
• 予防接種のスケジュール管理

1.予約方法の使い分け

小児科の診療内容や子どもの状態に合わせ、予約方法の使い分けが可能です。クリニックの予約は、「10時から10時半の予約」のような時間帯予約や診察順を予約する順番予約が一般的です。

時間帯予約は患者数の見通しがわかるため管理がしやすい反面、予約を詰めすぎると急患対応が難しいデメリットがあります。順番予約は、急患にも対応しやすいですが、診察時間が読めず患者数が多いと不満につながりやすいです。両者の特徴を加味した柔軟な運用が大切です。

予約システムでは、複数の予約方法を組み合わせた運用ができます。例えば、以下のようにすると効率的でしょう。

• 予防接種や乳幼児健診など時間が決まっている診療は時間帯予約
• 急な発熱などの一般診療は順番予約

また、感染対策として発熱外来をわける場合にも、予約システムで分割して管理が可能です。

患者に応じて予約をわけることで、効率的な診療につながります。

2.予防接種のスケジュール管理

小児科の予約で管理が大変なのは、予防接種のスケジュールです。ワクチンの種類は多数あり、複数回の接種や接種間隔など、管理が煩雑化しやすいでしょう。

予約システムには、以下のワクチン管理機能があり、スケジュール管理がしやすくなります。

• ワクチンの同時接種や接種間隔の可否チェック
• 定期接種と季節性ワクチンの予約分離
• ワクチン在庫連携機能
• 接種時期のリマインド

複数のワクチンを正確に接種することに役立ち、予約間違いや誤接種を防止できます。接種時期のリマインドをアプリ上で送れる機能もあり、保護者の予約忘れも防げます。

基本的な診療予約システムの機能について知りたい場合は、関連記事も参考にしてみてください。

▼関連記事：

診療予約システム導入のポイントは？メリットや注意点、選び方を解説

小児科向け予約システムの比較ポイント

小児科での予約システム選びは、以下の3つの面を比較して選ぶとよいでしょう。

• 機能面
• 料金体系
• サポート体制とセキュリティ対策

1.機能面

基本的な予約機能に加え、小児科特有のニーズに対応できる機能が充実しているかを確認しましょう。具体的なチェックポイントは、以下のとおりです。

予約システムの比較検討には、自院の課題とニーズを明確にし、それを解決する機能を選ぶことが大切です。例えば、以下のようなポイントで洗い出すとよいでしょう。

• 電話対応の多さや予防接種の予約ミスなど運用面での課題
• スタッフのITスキルレベル
• 将来的なクリニックの規模拡大の見通し

運用面の課題に合わせた機能を選ぶことに加え、スタッフのITスキルを考慮したシステム選択が必要です。将来的に規模拡大の見通しがある場合は、診療科に応じて予約方法を変更できるカスタマイズ性も重視しましょう。

2.料金体系

予約システムの料金は、初期費用や月額費用、オプション料金があるのが一般的な体系です。初期費用は無料から数十万円以上と幅があり、月額費用も機能やサポート内容で異なります。

「必要な機能が基本機能に含まれているか」が検討の際に最も重要です。小児科で必要なワクチン管理機能や電子カルテ連携などがオプションの場合、コストが増加する可能性があります。実際の運用を想定して必要な機能を洗い出した上で、料金を比較しましょう。

3.サポート体制とセキュリティ

予約システムはクリニックの運営には欠かせないため、安定稼働と迅速なトラブル解決が求められます。そのため、導入時のサポート体制を細かくチェックしておくことが大切です。初期設定やスタッフのトレーニングの実施が手厚いシステムを選びましょう。

また、運用開始後のサポートやセキュリティ対策も重要なポイントです。万が一のシステム障害発生時に、対応可能な時間や連絡方法など対応体制を確認しておきましょう。セキュリティ対策に関しては、データ暗号化やアクセス制御などの強固な対策や、第三者認証の取得がなされているベンダーを選ぶことがおすすめです。

小児科予約システムの導入で抱えがちな疑問

小児科で予約システムを運用する際にありがちな疑問について、Q&A形式で解説します。

Q1.導入期間の目安と準備すべきことは？

予約システムの導入には、一般的に数週間から2か月程度かかります。担当スタッフの選任やネット環境など院内インフラの確認、患者への告知方法の検討などの準備が必要です。既存のシステムから入れ替える場合、データ移行が必要となるケースもあります。

Q2.スタッフ教育で大切なことは？

マニュアルやFAQを作成し共有すると、スタッフの理解が深まります。ベンダーが行う研修を活用しつつ、クリニックの運用に合わせた内容に調整しましょう。特定のスタッフを集中的に育成し、他のスタッフへの指導役にするのも有効です。

Q3.保護者への効果的な周知方法は？

新しい予約システムを保護者に周知するには、さまざまな方法で知らせる必要があります。周知方法の例は以下のとおりです。

• クリニックのWebサイト
• 院内ポスターやチラシ（QRコードで操作説明ページに遷移できると効果的）
• 診察や受付での説明

オンライン予約が苦手な人には、電話予約を受け付けたり、受付で操作のサポートをしたりします。受付にタブレットを設置してスタッフが一緒に入力すると、操作方法がわかりやすいでしょう。

保護者に周知する際には、予約システム利用のメリットを伝え、利用の動機を高めることが大切です。短縮される待ち時間数や予約変更の簡単さなど、保護者目線でのメリットを説明しましょう。

小児科の予約システム選びには『保護者目線』が大切

小児科の予約システムは、保護者の立場に立った使いやすさが満足度と信頼感の向上につながります。特に、複雑な予防接種や健診予約をサポートする機能は大切です。保護者の負担を軽減できるよう、スケジュール管理や予約リマインドの機能が充実したシステムを選びましょう。

そして、何より重要なのがITに不慣れな方でも直感的に使えるシステム選びです。MEDICALPASSは、誰にとってもわかりやすい操作設計で予防接種の管理に対応しています。使いやすさはもちろん、予約リマインドやLINE予約連携など多種多様な機能で業務を効率化します。クリニックに合わせた運用方法もご提案しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

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