クリニックの留守電メッセージ例文7選！診療科別の応答例も紹介

クリニックの診療時間外にかかってくる電話への対応は、つい後回しになりがちではないでしょうか。「留守番電話を設定していない」「定型文を流しているだけ」など、対応はさまざまでしょう。

留守電メッセージを設定しようとしても、「どんな内容にすれば良いのか」「患者の印象を損ねないか」と考えることもあるかもしれません。

本記事では、明日から使える留守電メッセージの基本例文7選を紹介します。さらに、内科や歯科など診療科別の応答例や、失敗しないための3つの作成ポイントも解説します。患者に漏れなく情報を伝えるだけでなく、予約の取りこぼしを防ぐ方法として参考にしてみてください。

【基本】クリニックの留守電メッセージ7選

まずは、クリニックの留守電ですぐに使える基本的なメッセージ例文を7つ紹介します。さまざまな状況に対応できるよう、以下の3つのカテゴリーに分けて解説します。

カテゴリー	例文
通常時	診療時間外
	昼休み
	休診日
長期休暇	年末年始
	お盆休み・ゴールデンウィーク
緊急時	臨時休診
	災害時（台風や地震など）

 

1.【通常時】診療時間外・昼休み・休診日の例文

クリニック運営での基本的な3つの状況に応じた例文です。患者が次に取るべき行動がわかるよう、診療再開時間を具体的に案内しましょう。

診療時間外

メッセージ例

「お電話ありがとうございます。〇〇クリニックです。ただいまの時間は、診療時間外となっております。次回の診療は、明日の午前9時からでございます。なお、24時間いつでも予約可能なWeb予約もご利用いただけます。詳しくは当院のホームページをご覧ください。」

 

ポイント

診療時間外であることを伝えた後、次回の診療開始日時を具体的に案内します。Web予約システムがある場合は、そちらへ誘導することで、電話ができない時間帯の予約の取りこぼしを防ぎます。

昼休み

メッセージ例

「お電話ありがとうございます。〇〇クリニックです。ただいま、お昼休みをいただいております。午後の診療は14時30分から開始いたします。お急ぎでない場合は、ホームページのWeb予約をご利用いただけますと幸いです。」

 

ポイント

「昼休み」という具体的な理由を伝えることで、患者に納得感を与えます。午後の診療開始時間を明確に伝え、すぐに電話をかけ直したい患者のニーズに応えましょう。

休診日

メッセージ例

「お電話ありがとうございます。〇〇クリニックです。本日、水曜日は休診日でございます。恐れ入りますが、明日木曜日の午前9時以降におかけ直しいただくか、ホームページのWeb予約をご利用ください。」

 

ポイント

「何曜日は休診」と伝えることで、定期的な休診日を患者に認知してもらうことが大切です。翌診療日を案内し、患者が再度連絡するタイミングを逃さないようにします。

2.【長期休暇】年末年始・お盆・GWの例文

年末年始やお盆など、クリニックが数日間休診する際の例文です。休診期間と診療再開日を正確に伝え、患者の不安を解消しましょう。

年末年始

メッセージ例

「お電話ありがとうございます。〇〇クリニックです。当院は12月29日から1月3日まで、年末年始の休診とさせていただいております。新年は1月4日午前9時より通常診療を開始いたします。休診期間中も、ホームページからのWeb予約は24時間ご利用いただけます。」

 

ポイント

具体的な休診期間と診療再開日を伝えることで、患者は先の予定を立てやすくなります。Web予約が可能なことを案内すれば、休診中の新患獲得や再診予約の機会損失を防げます。

お盆休み・ゴールデンウィーク

メッセージ例

「お電話ありがとうございます。〇〇クリニックです。8月13日から15日まで、お盆休みのため休診いたします。8月16日午前9時より通常通り診療を行います。ご不便をおかけしますが、ご理解のほどお願いいたします。ホームページからは24時間ご予約いただけます。」

 

ポイント

「お盆休み」「ゴールデンウィーク」という目的を伝えることで、季節的な休診であることが理解されやすくなります。また、カレンダー通りではない休診日を設定する場合、具体的な日付を伝えることが患者の混乱を防ぎます。

3.【緊急時】臨時休診・災害時の例文

院内研修や学会参加、災害など、イレギュラーな状況で使用する例文です。患者の不安を最小限に抑え、正確な情報を提供することを優先しましょう。

臨時休診

メッセージ例

「お電話ありがとうございます。〇〇クリニックです。誠に申し訳ございませんが、本日は院内研修のため、臨時休診とさせていただいております。明日からは通常通り診療いたします。ご予約の変更などは、ホームページの予約システムからもお手続きいただけます。」

 

ポイント

「院内研修のため」など、可能な範囲で理由を説明することで、患者の理解を得やすくなります。明日から通常通り診療することを伝え、患者に安心感を与えましょう。

災害時

メッセージ例

「お電話ありがとうございます。〇〇クリニックです。現在、台風接近に伴い、患者様とスタッフの安全確保のため、本日の診療を休診とさせていただいております。天候が回復次第、ホームページにて診療再開のお知らせをいたします。どうぞご安全にお過ごしください。」

 

ポイント

災害時は、まず患者とスタッフの安全を最優先する姿勢を示すことが重要です。診療再開に関する情報はホームページで告知するなど、次の情報提供手段を案内しましょう。

【診療科別】患者満足度が上がる留守電メッセージのコツ

基本的な例文に加え、診療科の特性に合わせたメッセージを取り入れることで、より患者満足度を高められます。3つの診療科を例に、患者心理に寄り添うメッセージのコツを解説します。

• 内科・小児科
• 心療内科
• 歯科・美容外科

1.【内科・小児科】不安に寄り添う温かいトーンと救急案内

夜間や休日に、急な発熱などで電話をかけてくる患者や保護者は不安を抱えています。その不安に寄り添う、温かく落ち着いたトーンが求められます。パニックを鎮めるための具体的な情報提供が、クリニックへの信頼につながります。

メッセージ例

「…緊急の場合は、お住まいの地域の夜間急病センター、または小児救急電話相談『#8000』へご相談ください。」

 

ポイント

ただ診療時間外と告げるだけでなく、相談窓口を案内することで、患者が次に取るべき行動がわかりやすくなります。「深刻な症状の場合は」といった前置きを添えると、より丁寧です。

2.【心療内科】電話への不安に配慮した表現

心療内科や精神科の患者にとって、電話をかけること自体が高いハードルである場合があります。プライバシーへの配慮はもちろん、「電話で話すこと」への不安を和らげるメッセージが、患者に安心感を与えます。

メッセージ例

「…初診のご予約や、お電話でのお話がご不安な方は、メールやWebでの予約をご利用ください。メッセージを残していただく必要はありません。ご自身のペースで入力いただけますので、どうぞご安心ください。」

 

ポイント

患者が抱える「電話をかけることへの不安」や「録音メッセージに何を話せばいいかわからない」という気持ちに寄り添います。「メッセージを残す必要がない」と明確に伝えることで、心理的な負担を軽減します。

3.【歯科・美容外科】キャンセル対策も視野に入れたメッセージ

歯科や美容外科では、計画的な治療が多く、予約の確実性が求められます。一方で、多忙な患者も多く、「診療時間内に電話で予約変更の連絡ができない」といった不便さが、結果的に無断キャンセルにつながるケースも少なくありません。

そのため、留守番電話で患者の利便性を高めることが、無断キャンセル防止にもつながるという視点が重要です。

メッセージ例

「…ご予約の変更やキャンセルは、可能な限り前日までにお願いしております。ホームページの予約システムからは、24時間いつでもお手続きが可能ですので、ぜひご活用ください。なお、施術後の急な痛みなどでお困りの方は、恐れ入りますが明日の朝9時以降に、改めてお電話をお願いいたします。」

 

ポイント

予約変更のルールを丁寧に伝え、無断キャンセルの防止につなげます。同時に、24時間対応のWeb予約という利便性の高い選択肢と緊急時の連絡方法を案内することで、丁寧な印象を与えられます。

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失敗しないメッセージ作成の3つのポイント【NG例も解説】

留守電メッセージ作成のために、押さえておくべき3つの重要なポイントがあります。NG例とあわせて解説するので、誰が作成しても一定の品質を保てるようにしましょう。

• Web予約への誘導など5つの必須項目を伝える
• 患者の信頼を失うNG表現を避ける
• 録音・設定後は必ずテストする

1.Web予約への誘導など5つの必須項目を伝える

留守電メッセージには、最低限含めるべき5つの要素があります。いずれかが漏れていると、患者を混乱させたり、不安にさせたりする原因になります。具体的には以下のとおりです。

• クリニック名
• 時間外（休診）であること
• 診療再開日時
• 緊急連絡先（必要に応じて）
• 診療予約システムへの案内

特に重要なのが「5. 診療予約システムへの案内」です。24時間受付可能なWeb予約へ誘導することで、機会損失を防ぎ、同時に電話対応の業務効率を上げられます。

2.患者の信頼を失うNG表現を避ける

良かれと思って設定したメッセージが、意図せず患者に不親切な印象を与えてしまうことがあります。患者の信頼を失う可能性があるNG表現を避けましょう。

NG例1：「ただいま電話に出ることができません。」

情報が何もなく理由もわからないため、患者は「いつかけ直せばいいのか」「休診なのか」と不安になります。必ず診療時間外である旨と、次回の診療時間を伝えましょう。

NG例2：「詳細はホームページをご覧ください。」

留守電を聞いて、さらにホームページを探して確認する作業は、患者にとって大きな負担です。診療再開時間など、電話で伝えられる内容は必ず音声で伝えるようにしましょう。

3.録音・設定後は必ずテストする

メッセージの録音や電話機の設定が完了したらテストをして確認しましょう。外部の電話から実際にその番号へかけてみて、メッセージが意図通りに流れるかテストします。

チェックすべきポイントは以下のとおりです。

• 音声はクリアで、雑音が入っていないか
• 話すスピードが早すぎたり、遅すぎたりしないか
• 誰にでもわかりやすい言葉か
• Web予約に関する案内が聞き取りやすく、誤解を招かないか

患者と同じ立場からチェックすることで、メッセージの品質が担保されるでしょう。

診療予約システムで患者対応と業務の非効率を解消

留守電メッセージを工夫することで、患者満足度の向上が期待できます。ただ、診療時間外に予約できる仕組みがあることで、利便性が向上し予約の取りこぼしが防げるようになります。。

留守電メッセージの案内と合わせて、「診療予約システム」の導入がおすすめです。システムが24時間365日、スタッフに代わって予約受付業務を自動で行います。各例文に「24時間いつでも予約可能なWeb診療予約システム」への案内を加えることで、留守電がシステム利用を促進するツールにもなります。

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患者に寄り添う留守電メッセージを作成するには、以下の点が重要です。

• 状況に応じた最適な例文を選ぶ
• 「必須5項目」を必ず盛り込む
• 患者心理を無視した「NG表現」を避ける

3つのポイントを押さえることで、電話対応の質は向上します。

しかし、留守電メッセージの工夫はあくまで対症療法です。患者満足度の向上と業務効率化を両立させるためには、診療予約システムにより診療時間以外でも予約できる体制を整えることが大切です。

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