クリニックの順番予約システムとは？メリットと導入上の注意点を解説
- 2024年4月1日
- 診療予約システム
クリニックの予約方法をより効率的にし、患者の利便性を向上するには順番予約システムの導入が有効です。従来は来院順の受付が一般的でしたが、昨今はWebを活用した事前の順番予約を採用するクリニックが増えています。 患者が自宅や外出先から予約ができることに加え、クリニックとしても受付業務の効率化や感染症対策に有効です。 本記事では、Webを活用した予約方法の中でも、比較的シンプルな順番予約システムについて解説します。クリニックの予約方法を改善し、満足度や効率性を向上させたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
順番予約システムとは？
順番予約システムとは、アプリやWebを通じて、診察の順番を予約するシステムのことです。予約を取った段階で、患者ごとに番号が割り振られ、院外からでも順番待ちができます。順番が近づくとメールやアプリから通知が送られ、患者に来院を促します。
また、院内表示ディスプレイとの連携も可能で、呼び出し状況や診察までの目安時間を知らせることもできます。
院内にいなくても予約が取れて、リアルタイムで待ち状況が確認できるため、患者の利便性向上につながるシステムといえるでしょう。
順番予約システムのメリット
診察の予約方法は、いくつかの種類があり、それぞれの方法にメリットがあります。順番予約システムにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
患者にとってのメリット
患者にとってのメリットは、「不公平感が生まれにくい」「柔軟に時間を活用できる」といった点が挙げられます。
1.不公平感が生まれにくい
順番予約は、「10時から診察を行います」というように時間を保証するものではありません。そのため、診察が長引いて順番が多少遅れたとしても、患者としては「順番制だから仕方ない」と納得しやすいでしょう。
2.柔軟に時間を活用できる
順番予約は、「10時から診察を行います」というように時間を保証するものではありません。そのため、診察が長引いて順番が多少遅れたとしても、患者としては「順番制だから仕方ない」と納得しやすいでしょう。
必ずしも院内で待つ必要がないため、待ち時間に外出することが可能です。そのため、買物や用事を済ませるなど、待ち時間を有効に活用できるでしょう。
また、待ち状況がリアルタイムで表示されるため、当日に予約を取る場合にも混雑具合に応じて受診するかどうか判断できます。院内で拘束される時間が減ることで、患者満足度の向上につながるでしょう。
クリニックにとってのメリット
クリニックのメリットは、「一人ひとりに合わせた診察時間を取れる」「突発的な来院に対応しやすい」という点があります。
1.一人ひとりに合わせた診察時間を取れる
順番予約は、時間を指定して予約する方法ではないため、診療時間を柔軟に調整できます。どうしても、患者の病状はその時々で異なります。順番予約なら時間が決まっていないので、患者一人ひとりの病状に合わせた対応をしやすいでしょう。
2.当日来院に対応しやすい
順番予約は、当日の予約にも対応しやすいでしょう。時間指定予約であると、すでに予約がいっぱいで、当日予約が取れないということが生じる可能性があります。一方で、順番予約は当日に順番待ちをする方法です。
そのため、急に症状が出て来院を検討する患者にも対応しやすいといえます。
順番予約システムの注意点
順番予約システムは、シンプルで柔軟に対応しやすい一方で、導入には注意を要する点があります。
1.順番を確認する手間が生じる
順番予約は、診察時間を保証する予約方法ではないため、待ち時間中に順番を確認する手間が生じます。待ち状況を何度も確認したり、順番のお知らせメールが来ていないかチェックしたりするのは、患者にとって負担になります。
2.診察までの時間がわかりにくい
順番制は、診察までの時間の目安がわかりにくいことがあります。診察時間にばらつきがあるため、患者としては見通しをつけづらいといえます。例えば、自分の番号の5番先まで呼ばれている状況でも、実際は何分かかるかが読みにくいでしょう。
待ち状況の案内には、現在診察中の順番だけでなく、待ち時間の目安を示しておくとわかりやすいです。診察までの時間を正確に示すことは難しいですが、目安として表示されるだけでも、患者の安心感につながります。
3.順番が前後すると患者の不満につながる
順番予約は、順番通り呼ばれることで成立する方法です。そのため、順番が前後すると患者の不満につながりかねません。しかし、実際には順番が前後することがあります。
例えば、呼び出しの際に不在の患者がいると、順番が前後してしまうかもしれません。順番の前後が頻発すると、患者の不満につながってしまいます。患者不在時にどのように対応するか、きちんとルールを周知しておき、順番が前後しないように対策をとりましょう。
順番予約システムが適している診療科
各診療科にくる患者の特徴を理解し、それぞれの特性に合わせた予約方法を選ぶことが大切です。順番予約システムが適している診療科の特徴としては、どのようなものが挙げられるのでしょうか。
1.急な症状で来院する患者が多い
急な症状で当日に来院したい患者が多い診療科は、順番予約システムが適しているといえます。時間指定予約だと、事前に予約する患者で診察枠が埋まってしまい、当日予約できなくなるかもしれません。新規患者の獲得が難しくなるなど、集患に影響します。
そのため、小児科や耳鼻咽喉科など、急性症状で当日来院する患者が多い診療科は、順番予約の方が不公平感が生まれにくいでしょう。
2.一人当たりの診察時間が短い
耳鼻咽喉科や皮膚科など、一人あたりの診察時間が比較的短い診療科は順番予約が適しています。
順番予約は時間の縛りが少ないため、一人ひとりに合わせた対応が可能な点がメリットです。そのため、平均的な診察時間が長いと、待ち時間が1～2時間も発生する可能性があります。患者としては、いつ呼ばれるか不安になり、途中で帰宅してしまうかもしれません。
一人あたりの診察時間が短ければ、多少長引いたとしても、大きなダメージとはなりにくいでしょう。そのため、診察時間が短い診療科には順番予約が適しているといえます。
3.来院患者数が多い
来院患者数が多く、スピード感を持って診療を行いたい場合は順番予約がよいでしょう。時間指定予約であると、指定の時間にならないと来院しないので、効率的でないことがあります。順番予約なら、待っている患者を次々と診療できるため、無駄のない診察ができます。
順番予約が難しければ時間帯予約もおすすめ
順番予約が適切に機能するためには、順番通り呼ばれ、診察までの時間がわかりやすいことが大切です。ただ、実際に運用してみると、うまくいかない場合も多いでしょう。
順番予約で待ち時間が長く発生したり、時間が読みづらく患者からの不満が多い場合は、時間帯予約の導入を検討するのも一つです。時間帯予約とは、10時～10時半で○○人までと予約枠を決め、その範囲で診察を行う方法です。
順番予約のように、時間枠の中で診察時間を調整可能であり、診察時間を保証する時間指定予約の特徴も備えています。順番予約の運用がうまくいかない場合は導入を検討してみてもよいかもしれません。
柔軟な予約システムならMEDICALPASS
予約システムは、自院の特性に合わせて選択することが大切です。順番予約システムは、シンプルで柔軟性が高い一方で、患者にとって安定感のある機能でなければ、不満につながることがあります。順番予約のデメリットを補うため、複数の予約方法が可能なシステムを選ぶとよいでしょう。
MEDICALPASSは、順番予約だけでなく、時間帯予約も受付可能な診療予約システムです。事前予約の患者と直来患者の両方を適切に案内できるため、自院の特徴に合わせた運用が可能です。最適な運用方法についてのご相談も承っておりますので、お気軽にお問合せください。